Polityka Prywatności i Bezpieczeństwa Danych Osobowych w Merserwis

25 maja 2018 roku został określony jako ostateczny termin wprowadzenia i zastosowania wymagań związanych z przetwarzaniem danych osobowych, które zostały określone w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z dn. 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu tych danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, Dziennik Urzędowy UE, L 119/1 z 4 maja. W Polsce ustawa znana jest jako Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych (w skrócie RODO).

Tym samym uprzejmie informujemy, że firma Merserwis Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, Spółka komandytowa spełnia wymagania powyższej ustawy o przetwarzaniu danych osobowych.

Czym jest Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych (RODO)?

Jest to rozporządzenie Unii Europejskiej, które zawiera przepisy o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz przepisy o swobodnym przepływie danych osobowych. Celem powyższego rozporządzenia jest doprowadzenie do pełnego ujednolicenia prawa w ramach Unii Europejskiej i swobodnego przepływu danych osobowych. W swoim założeniu ma pozwolić mieszkańcom Unii na lepszą, bardziej przejrzystą kontrolę ich danych osobowych oraz stanowić modernizację i ujednolicenie przepisów umożliwiających firmom ograniczanie biurokracji i korzystanie ze zwiększonego zaufania klientów. Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych jest częścią pakietu Unii Europejskiej dotyczącego reformy ochrony danych, razem z dyrektywą o ochronie danych w obszarze policji i wymiaru sprawiedliwości.

Więcej na temat rozporządzenia: Wikipedia

Poniżej przedstawiamy i wyjaśniamy wszelkie kwestie związane z Państwa zapisywaniem i przetwarzaniem danych osobowych przez firmę Merserwis.

Kto jest administratorem Państwa danych osobowych i odpowiada za nie?

Podmiotem odpowiedzialnym i decydującym o tym w jaki sposób zapisywane, przechowywane i przetwarzane są Państwa (dalej “Klientów”) dane osobowe, jest Merserwis Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Sp. k. z siedzibą przy ulicy Gen. Wł. Andersa 10 w Warszawie. Wymieniona firma jest właścicielem i operatorem podanych adresów stron internetowych: www.merserwis.pl, www.analizatory-spalin.pl, www.modus-cm.pl, www.pat-testery.merserwis.pl, www.analizatory-metrel.merserwis.pl, www.piece-kalibracyjne.merserwis.pl, www.kimo-polska.com, www.mierniki-instalacji.merserwis.pl, www.zarejestruj.merserwis.pl, www.systemy-akustyczne.pl i jest odpowiedzialna za dane osobowe udostępniane za pomocą platform (dalej “formularzy) na nich dostępnych.

Jak należy się kontaktować w celu uzyskania informacji dotyczących Państwa danych osobowych?

W celu uzyskania większej ilości informacji o przetwarzaniu danych osobowych w naszej firmie prosimy o kontakt wyznaczonym przez nas Inspektorem Danych Osobowych pod adresem e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., nr telefonu 22 8870859 czy też za pomocą adresu pocztowego: Inspektor Danych Osobowych Merserwis, ul. Gen. Wł. Andersa 10, 00-201 Warszawa.

Jak pozyskaliśmy Państwa dane osobowe?

Państwa dane mogły zostać uzyskane w następujący sposób:

• Za pomocą formularza zamówień / formularza kontaktowego / formularza zleceń usług / formularza rejestracji w programie lojalnościowym na wcześniej wymienionych stronach internetowych, których jesteśmy właścicielem
• Za pomocą funkcji czata tekstowego na stronach, których jesteśmy operatorem
• W chwili kontaktu e-mail z naszą firmą
• W momencie kontaktu telefonicznego z naszą firmą
• Przy kontakcie osobistym w naszej siedzibie przy ul. Gen. Wł. Andersa lub podczas wydarzeń branżowych, np. targów, na których byliśmy wystawcą, uczestnikiem

Nigdy nie pozyskujemy, ani nie wymagamy od naszych Klientów podania danych osobowych, jeśli nie jest to niezbędne do przeprowadzenia ich dalszej obsługi, np. w celu wysłania oferty handlowej czy powiadomieniu o zakończonej, uprzednio zleconej usłudze.

W jakim celu i na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy Państwa dane osobowe?

Państwa dane osobowe są przetwarzane w naszej firmie w następujących celach:

• Realizacji umów dotyczących zamawianych produktów czy usług
• Przesyłania informacji handlowych (inaczej: ofert handlowych) tylko za uprzednią prośbą klienta
• Świadczenia usług transakcyjnych i płatności za pomocą drogi elektronicznej
• Obsługi zgłoszeń i zleceń usług napraw, wzorcowania, szkolenia czy prezentacji produktowej
• Przesyłania za pomocą wiadomości e-mail i SMS powiadomień o zleceniach, przypomnieniach związanymi z usługami wzorcowania, serwisu czy logistycznymi
• Rejestrujemy bezpośredni kontakt telefoniczny i elektroniczny dotyczący obsługi handlowej, technicznej, i logistycznej w celu poprawy jakości świadczonej obsługi oraz usług lub wyjaśnienia ew. nieporozumień
• Do celów związanych z rachunkowością, księgowością i podatkami

Ponadto przetwarzamy dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionego interesu firmy Merserwis:

• Monitorowania aktywności użytkownika na stronach Merserwis w celu zapewnienia personalnej obsługi i pomocy za pomocą czata tekstowego oraz do celów statystycznych - Wszelkie dane pozyskane w ten sposób są zanonimizowane, adresy IP maskowane, a lokalizacja przybliżona. Nie mamy żadnej możliwości ustalenia tożsamości użytkownika bazując na tych danych. Wyjątkiem jest dobrowolne podanie danych przez samego użytkownika w celu dalszej obsługi sprzedażowej, usługowej czy technicznej
• Prowadzenia bezpośrednich działań marketingowych dotyczących usług i towarów oferowanych przez firmę takich, jak przypomnienia o konieczności wzorcowania przyrządów
• Wsparcia dla usług leasingowych, logistycznych wraz z ubezpieczeniem zakupionych przyrządów
• Organizacji programów lojalnościowych, konkursów oraz innych akcji promocyjnych, w których mogą Państwo wziąć udział
• Dla celów analizy statystycznej
• Przechowywania w celach archiwizacyjnych maksymalnie przez 10 lat od dnia wprowadzenia danych do naszego systemu
• Zapewnienia bezpieczeństwa usług informatycznych w tym przeciwdziałanie nadużyciom, atakom czy oszustwom
• Dochodzenia roszczeń w związku z wcześniej zawartą umową handlową lub usługową

Zaznaczamy, że na każdym etapie mogą Państwo wycofać zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych oraz usunąć je z baz danych firmy Merserwis (prawo do bycia zapomnianym), o ile zostały spełnione wcześniejsze zobowiązania umowne czy rachunkowe wobec naszej firmy i nie stoją one w sprzeczności pozostałymi przepisami prawa (np. przepisy związane z rachunkowością, prawem bankowym itp.)

Czy muszą Państwo podawać swoje dane osobowe?

Podanie danych osobowych jest niezbędne w celu zawarcia oraz wykonania umowy handlowej lub usługowej pomiędzy firmą, a Klientem. Dotyczy to podania imienia i nazwiska osoby kontaktowej, telefonu, adresu e-mail oraz nr NIP firmy.

Jeżeli z jakichś powodów nie wyrażą Państwo zgody na podanie powyższych danych to w tym wypadku nie będziemy w stanie realizować zamówień i usług zgodnie z umową ich świadczenia (patrz: Regulamin Działu Handlowego / Regulamin Laboratorium i Serwisu).

Jakie mają Państwo prawa w zakresie przetwarzania danych osobowych względem firmy Merserwis?

Firma Merserwis gwarantuje spełnić Państwa prawa, które wynikają z Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (w skrócie RODO) takich jak: prawa dostępu do nich, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz prawa sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych.

Jeżeli uważają Państwo, że prawa dotyczące przetwarzania danych osobowych zostały w jakimś stopniu naruszone, w każdej chwili mogą Państwo wnieść skargę do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych na adres: GIODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Czy mogą się Państwo sprzeciwić przetwarzaniu swoich danych osobowych?

Mają Państwo prawo sprzeciwić się przetwarzaniu swoich danych osobowych w momencie, jeśli dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z ww. celami lub na potrzeby marketingu bezpośredniego. Z prawa sprzeciwu mogą Państwo skorzystać od 25 maja 2018 roku.

Czy mają Państwo prawo do usunięcia swoich danych osobowych z baz danych naszej firmy?

Zgodnie z prawem do bycia zapomnianym mogą Państwo wyrazić żądanie skorzystania z tego prawa w tym całkowitego i bezpowrotnego usunięcia Państwa danych osobowych z wewnętrznych baz danych naszej firmy. Z prawa mogą Państwo skorzystać w momencie spełnienia warunków w.w. umów związanych z realizacją zamówień handlowych i usług i w zakresie, w którym nie stoją one w sprzeczności z pozostałymi przepisami prawa (np. przepisy związane z rachunkowością, prawem bankowym itp.).

W jaki sposób są chronione Państwa dane osobowe?

Państwa dane osobowe są chronione w sposób zewnętrzny i wewnętrzny z zachowaniem najbardziej aktualnych zasad dotyczący ochrony tych danych.

Zewnętrzna ochrona danych osobowych, dotycząca stron i usług firmy Merserwis, opiera się na:

• Szyfrowaniu całej komunikacji klienta z serwerem za pomocą algorytmów AES 256
• Automatycznej anonimizacji, maskowaniu adresów IP użytkowników odwiedzających nasze serwisy (wyjątkiem są adresy wykorzystywane do przeprowadzania ataków hakerskich w celu ich zablokowania)
• Wykorzystaniu unikatowych, wieloznakowych haseł dostępu do zaplecza i baz danych
• Wykorzystywaniu technologii uwierzytelniania dwuskładnikowego pracowników firmy Merserwis logujących się do systemów zawierających dane osobowe Użyciu zaawansowanej technologii wykrywania i przeciwdziałania atakom hakerskim Ciągłym aktualizacjom systemów informatycznych

Wewnętrzna ochrona danych osobowych, czyli wewnątrz siedziby firmy Merserwis, która opiera się na:

• Ograniczeniu dostępu do danych tylko do pracowników firmy Merserwis
• Szkoleniach kadry związanych z bezpieczeństwem danych i zapobieganiu ich wyciekom oraz nadużyciom

Komu udostępniamy Państwa dane osobowe i czy są one przekazywane do państw spoza Unii Europejskiej?

Dane osobowe mogą być przekazane wewnątrz Unii Europejskiej, podmiotom związanym z realizacją zamówionych produktów i usług, dotyczy to m.in. firm, banków i instytucji finansowych realizujących płatności elektroniczne, firmom kurierskim, firmom realizującym usługi serwisowe na nasze podzlecenie, firmom księgowym, audytorom, które gwarantują zachowanie zgodności zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

W związku z wykorzystywaniem w naszej pracy wielu narzędzi informatycznych firm zewnętrznych, Państwa dane osobowe będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy do następujących podmiotów, które zobowiązały się przetwarzać te dane zgodnie z europejską ustawą General Data Protection Regulation (w skrócie GDPR; w Polsce RODO):

• Agile CRM [ https://www.agilecrm.com/gdpr-compliance ]
• Tawk [ https://www.tawk.to/data-protection/gdpr/ ]
• Google [ https://cloud.google.com/security/gdpr/ ]
• Matomo [ https://matomo.org/gdpr/ ]
• Airtable [ https://blog.airtable.com/airtable-gdpr-updates/ ]
• Integromat [ https://www.integromat.com/en/kb/privacy.html ]

W każdej chwili mogą mieć Państwo wgląd w to, jak Państwa dane osobowe są przetwarzane przez naszą firmę za pomocą wymienionych narzędzi.

Przez jaki okres Państwa dane osobowe są przechowywane w naszych systemach przetwarzania danych?

Państwa dane są zapisywane i przechowywane maksymalnie przez 10 lat od dnia zakończenia umowy i okres ten wynika z wyżej wymienionych celów dotyczących przetwarzania danych osobowych, w tym:

• Dochodzenia roszczeń i egzekwowania warunków zawartych umów handlowych i usługowych
• W związku z prowadzeniem statystyk i archiwizacji
• Obowiązków prawnych związanych z podatkami i rachunkami
• Marketingowych, lojalnościowych, czy konkursowych do momentu wyrażenia sprzeciwu przetwarzania danych na te cele
• Niezbędnej dokumentacji związanej z prawnymi wymaganiami i umożliwienia ich kontroli przez wyznaczone w tym celu organa publiczne

Zgodę na przetwarzanie Państwa danych osobowych można w każdej chwili wycofać kontaktując się z Inspektorem Danych Osobowych w firmie Merserwis pod adresem Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

Firma Merserwis będzie przetwarzać Państwa dane osobowe do czasu wycofania zgody na przetwarzanie ich, bądź w wyniku powyższych zapisów dotyczących okresu i warunków przetwarzania.

Jeżeli powyższe zapisy są w jakiś sposób dla Państwa niejasne bądź niezrozumiałe, zachęcamy do kontaktu z IDO w celu wyjaśnienia, doprecyzowania lub poprawy danego zapisu.